واردات کالا از چین به ایران روندی پیچیده و چند مرحله‌ای است که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت حرفه‌ای دارد. پیگیری سفارشات در تمام مراحل از انبار فروشنده در چین تا تحویل نهایی در ایران، کلید موفقیت در تجارت است.
مدیریت صحیح سفارش‌ها نه تنها باعث کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از تأخیرها می‌شود، بلکه باعث افزایش رضایت مشتریان و ارتقاء کیفیت خدمات نیز می‌گردد.
در این مقاله، مراحل مختلف پیگیری و مدیریت سفارشات وارداتی از چین را به تفصیل شرح می‌دهیم و ابزارها و روش‌های کاربردی برای هر مرحله را معرفی می‌کنیم.
۱. مرحله اول: تأیید و ثبت سفارش در چین
۱.۱. انتخاب تأمین‌کننده و بررسی موجودی
قبل از ثبت سفارش، باید با تأمین‌کننده انتخابی خود ارتباط برقرار کرده و موجودی کالا را تأیید کنید.
استفاده از پلتفرم‌هایی مانند علی‌بابا (Alibaba)، 1688 و یا ارتباط مستقیم با کارخانه‌ها رایج است.
دریافت پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) و قرارداد خرید رسمی از تأمین‌کننده الزامی است.
۱.۲. بررسی کیفیت و نمونه کالا
بهتر است قبل از سفارش عمده، نمونه کالا را دریافت و بررسی کنید.
در صورت امکان از طریق شرکت‌های بازرسی کیفیت در چین، کالای ارسالی بررسی شود.
۱.۳. ثبت سفارش و تعیین شرایط تحویل
تعیین دقیق مقدار، نوع بسته‌بندی، شرایط پرداخت و نوع حمل (FOB, CIF و...) ضروری است.
ثبت سفارش در سامانه‌ها و هماهنگی با انبار فروشنده باید صورت گیرد.
۲. مرحله دوم: انبارداری و آماده‌سازی کالا در چین
۲.۱. کنترل موجودی در انبار فروشنده
تأمین‌کننده باید اطلاعات دقیق موجودی انبار را به شما ارائه دهد.
کالاها باید بر اساس قرارداد بسته‌بندی و آماده ارسال شوند.
۲.۲. جمع‌آوری و بسته‌بندی کالا
جمع‌آوری کالاهای سفارش داده شده از خطوط تولید و بسته‌بندی استاندارد.
استفاده از بارکد و لیست عدل‌بندی (Packing List) جهت کنترل بهتر.
۲.۳. صدور اسناد حمل و بارنامه
دریافت اسناد لازم شامل بارنامه (Bill of Lading)، فاکتور تجاری (Commercial Invoice)، و گواهی مبدا (Certificate of Origin)
اطمینان از تطابق اسناد با سفارش و اطلاعات وارداتی.
۳. مرحله سوم: حمل و نقل بین‌المللی
۳.۱. انتخاب روش حمل
حمل دریایی: مناسب کالاهای حجیم و سنگین، زمان تحویل بیشتر (حدود 20 تا 40 روز)
حمل هوایی: سریع‌تر و گران‌تر، مناسب کالاهای سبک و با ارزش بالا
حمل زمینی و ریلی (ترانزیت از کشورهای همسایه): گزینه‌ای در حال توسعه برای سرعت بیشتر
۳.۲. پیگیری بار و اطلاع از موقعیت کالا
استفاده از شماره بارنامه برای پیگیری آنلاین در سایت شرکت حمل (Shipping Company)
دریافت گزارش‌های دوره‌ای از موقعیت کالا
۳.۳. بیمه بار
اطمینان از بیمه کامل بار برای جلوگیری از خسارت‌های احتمالی در طول مسیر
در صورت خرید CIF، فروشنده معمولاً بیمه را بر عهده دارد.
۴. مرحله چهارم: ترخیص کالا در گمرک ایران
۴.۱. آماده‌سازی مدارک ترخیص
فاکتور تجاری، بارنامه، لیست عدل‌بندی، گواهی مبدا، مجوزهای لازم (در صورت نیاز)
ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت و دریافت کد رهگیری
داشتن کارت بازرگانی معتبر
۴.۲. همکاری با ترخیص‌کار حرفه‌ای
استفاده از خدمات ترخیص‌کار با تجربه برای تسریع و کاهش هزینه‌ها
پیگیری مراحل اظهار کالا در سامانه EPL و پیگیری وضعیت پرونده
۴.۳. پرداخت هزینه‌ها
پرداخت حقوق ورودی، مالیات بر ارزش افزوده و عوارض مرتبط
توجه به تعرفه‌های جدید گمرکی و قوانین مالیاتی
۵. مرحله پنجم: حمل داخلی و تحویل کالا
۵.۱. انتخاب شرکت حمل داخلی
انتخاب باربری مطمئن برای انتقال کالا از بندر به انبار یا محل فروش
پیگیری وضعیت حمل داخلی و زمان‌بندی تحویل
۵.۲. بررسی کیفیت و تطابق کالا
بازبینی کالاها پس از تحویل برای اطمینان از سلامت و مطابقت با سفارش
ثبت نواقص و پیگیری با تأمین‌کننده یا شرکت حمل در صورت نیاز
۶. ابزارها و روش‌های مفید برای مدیریت و پیگیری سفارش
نرم‌افزارهای مدیریت سفارش: مانند ERP و نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین برای ثبت و پیگیری سفارشات
سایت‌های ردیابی بار: استفاده از سایت شرکت‌های حمل مانند Maersk، CMA CGM و … با شماره بارنامه
اپلیکیشن‌های موبایل: بسیاری از شرکت‌های حمل و سامانه‌های لجستیک اپلیکیشن اختصاصی دارند
ارتباط مداوم با تأمین‌کننده و ترخیص‌کار: برای دریافت گزارش‌های دقیق و به‌موقع
۷. نکات کلیدی برای موفقیت در مدیریت سفارشات وارداتی از چین
برنامه‌ریزی دقیق زمان‌بندی: پیش‌بینی زمان‌های مختلف مراحل و داشتن برنامه پشتیبان برای تأخیر احتمالی
مدیریت ریسک: بیمه کردن کالا و داشتن پلن جایگزین در صورت بروز مشکل
دقت در مستندسازی: ارائه و دریافت مدارک دقیق و منطبق برای جلوگیری از مشکلات گمرکی
ارتباط موثر: برقرار کردن کانال‌های ارتباطی منظم با تأمین‌کننده، شرکت حمل و ترخیص‌کار
کنترل کیفیت: درخواست نمونه‌های پیش از سفارش و کنترل کیفیت در مبدا و مقصد
نتیجه‌گیری
مدیریت و پیگیری سفارشات وارداتی از چین یک فرایند چندمرحله‌ای است که نیازمند برنامه‌ریزی، دقت و استفاده از ابزارهای مناسب است. با شناخت کامل مراحل از ثبت سفارش، انبارداری، حمل و نقل، ترخیص و تحویل کالا می‌توانید ریسک‌ها را کاهش داده و فرآیند تجارت خود را بهینه کنید.
توصیه می‌کنم همیشه از مشاوران و متخصصان حوزه واردات و لجستیک کمک بگیرید و همواره به‌روزرسانی‌های قوانین و شرایط بازار را دنبال کنید.
